3.盡可能縮小郵件附件。附件越大,下載所需的時間就越長,占據收件人的硬盤空間就越多。有些電子郵件的附件可能是不必要的。對于連篇累牘的文件,應考慮使用傳真來代替電子郵件。
不要想當然。你也許是一個網絡老手,熟悉網絡行話和圖釋,但不要假設收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。
4.與使用手機有關的首要問題是,你在何時、何地、以及如何使用。我的觀點是:除非你是一名醫(yī)務人員或信息科技從業(yè)者(他們需要整天使用電話處理緊急事宜),否則你實在沒有必要在公共場所接聽或撥打手機,如飯店、劇場、飛機、火車或公共汽車上。在公共場所,用手機交流公司機密或私人信息是十分危險的──甚至有可能令你失去客戶。記住:隔墻有耳。
5.如何留下一個有效的語音信息的首要原則是:簡明扼要、語速放慢。只留下接聽者需要的內容。當你要表達問候時,也要注意內容簡短。如果你要離開辦公室較長一段時間,應留下你何時回來以及你不在時是否有人檢查信箱的詳細信息。
負起責任
讓我們設想一下,如果沒有抱怨,沒有借口,每個人都百分之百地對自己的行為負責,這世界將是怎樣的美好。我們所說的百分之百的責任,意思是每個人都需要對自己的承諾、人際關系和行為負全部的責任──而不是部分的責任。
假如你上班快要遲到了,而你前面的那輛車卻開得很慢,不要去指責那個司機。你應該承擔起百分之百的責任,確保自己不睡過頭,或者不把出門時間掐算得太緊,以至于別人只不過是小心點開車,就會導致你的遲到。
假如你被要求在一個集體項目中工作,有一個合作者沒有按進度完成任務,不要袖手一旁只是抱怨。你要承擔起百分之百的責任來完成這項任務,無論是否有這位令人頭疼的合作伙伴的幫助。做該做的事,完成這項工作。
對于手頭的工作和自己的行為百分之百負責的人,他們愿意花時間去研究各種機會和可能性,因而顯得更值得信賴。你將因此獲得別人更多的尊敬,同時你也獲得了掌控自己命運的能力,這些將加倍補償你為了承擔百分之百責任而付出的額外努力、耐心和辛勞。
你可以避免職業(yè)禁忌行為的發(fā)生。它所需要的是你拿出時間和精力,這對你的職業(yè)前程來說是完全值得的。