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辦公室智慧:怎么樣才能開好工作會議?

發(fā)布:2010-4-8 10:50:52  來源: 8020人才網(wǎng) [字體: ]

  今天與幾位同事開會討論關(guān)于寫書的事,大家各執(zhí)己見,討論比較激烈。我把想法寫在白板上時(shí),有個(gè)同事不時(shí)打斷我,并對我的思路提出問題,而我做出解答,此時(shí),岳老師進(jìn)來了,對我的同事說,我覺得你最好先聽完bingo說的內(nèi)容,再把你的想法展示出來,否則你基于bingo的思路提出問題,bingo總能找出答案,我相信最終的結(jié)果一定是按照bingo的想法去做了,那這就不能算是討論。如果大家都能把想法擺出來,最好再討論出每個(gè)人都認(rèn)可的想法,最終的成 果可能才是最理想的。

    我覺得這種做法挺有道理的。開會一般都是如此,如果總是基于一個(gè)人的想法,可能最終的結(jié)果只能是按照這個(gè)人的想法去做,但是如果大家都能有自己的想法,最終的結(jié)果才能稱為“思想的碰撞”,所以開會其實(shí)是一門藝術(shù)、一項(xiàng)技術(shù),是需要講究方法的。

    人們常說中國是“文山會海”,在中國,無論是政府部門、事業(yè)單位,還是國有企業(yè)、民營企業(yè),開會都是家常便飯、常有之事,可是又有幾個(gè)人是真正懂得開會,會開會的呢。

    在此我想把如何開會做一個(gè)簡單的分析。

    一、開會需要注意的幾個(gè)問題

    1、會議的根本目的:開會不是走形式,也不是完成任務(wù),會議的根本目的是要解決問題。如每天的晨會是要明確當(dāng)天的工作任務(wù)和目標(biāo),周會是要總結(jié)一周工作成績和問題,表揚(yáng)大會就是樹立榜樣、塑造典型、激勵大家。

    2、會議氣氛的控制:會議氣氛的控制也相當(dāng)重要,在一個(gè)良好、熱烈的氛圍中召開的會議,會充分調(diào)動大家的積極性,激發(fā)大家的主人翁精神,增強(qiáng)責(zé)任心,反之,如果會議死氣沉沉,成了一言堂,這個(gè)會議也是起不到應(yīng)有效果的。

    3、 會議決議的形成:開會的目的是要解決問題,那么會議就要會而要議,議而要決,但在現(xiàn)實(shí)中,往往都是會而不議,議而未決。筆者參加過很多領(lǐng)導(dǎo)開的會議,都是 會是開了,但卻未形成什么決議,開會到最后,與會者還是不知道最后的結(jié)論是什么,分工是什么,該怎么辦,結(jié)果是會開完了,沒辦法,還是要再跑到領(lǐng)導(dǎo)辦公室 去問。這樣的會議是一點(diǎn)成效也沒有的,開了等于沒開,開的多了,會議的作用價(jià)值就會越來越小,再開會員工就會從心里上不重視,反對開會,所以,既然要開 會,就一定要形成明確的決議,要么就別開。

    4、培養(yǎng)員工的列席:對一些優(yōu)秀員工,你要讓他明白領(lǐng)導(dǎo)對他的重視,你不需要清清楚楚的告訴他,很簡單,你請他列席一次重要會議,并請他主動發(fā)言一次,那么比你親口告訴他,公司是多么重視效果要好的多。這個(gè)時(shí)候,會議在領(lǐng)導(dǎo)者手中又是另一種工具,一種激勵員工士氣的工具。

    二、一個(gè)成功會議的基本流程

    1、 會前準(zhǔn)備:不打無準(zhǔn)備之仗,會議亦如此。無論是大的、小的,正式的、非正式的會議都一樣,在開會前,主持會議人員都應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備,并提前安排通知與 會人員、會議時(shí)間、會議主題和準(zhǔn)備事宜,F(xiàn)實(shí)中我們看到的往往都是開會前才通知,除例會之外,基本上會議只有召集人知道會議的主題和內(nèi)容,與會者一無所 知,什么準(zhǔn)備都沒有,全憑臨場發(fā)揮。這樣的會議,其質(zhì)量與充分準(zhǔn)備過的會議是相差甚遠(yuǎn)的,執(zhí)行力、管理效果的流失,也許正是從這些細(xì)節(jié)中一點(diǎn)點(diǎn)漏掉的。

    2、 會中控制:開會時(shí),會議發(fā)起人一般是會議的主持人(當(dāng)然也有特殊情況,如秘書通知)。(所以會議發(fā)起人的準(zhǔn)備工作是最為重要的)。開會過程中,應(yīng)該由會議發(fā)起人主持 各與會人發(fā)言,要求每位與為人都表達(dá)自己的想法。一般而言,開會經(jīng)常都會出現(xiàn)爭論比較激烈的情況,這時(shí)候會議主持人的會議控制就非常重要了,既要讓與會人 發(fā)言,又要避免爭論過于激烈,所以需要適時(shí)提醒與會人發(fā)表看法,但在爭論過激時(shí)則要適時(shí)打斷。會議過程中,還應(yīng)該要有會議內(nèi)容記錄人員,對討論的重點(diǎn)進(jìn)行 記錄。開會時(shí)極有可能出現(xiàn)的問題是,當(dāng)討論中由于與會人員對問題思考不夠清晰時(shí),進(jìn)入了討論的僵局,這時(shí)候千萬不要在這些問題上做過多的停留,否則將嚴(yán)重 影響會議效率。會議主持人應(yīng)提出將該問題暫時(shí)擱置,會后再思考,并約定時(shí)間進(jìn)一步討論。在會議即將結(jié)束時(shí),會議主持人應(yīng)該對會議討論內(nèi)容做出總結(jié),并提出 未澄清的問題,并再次強(qiáng)調(diào)下次開會時(shí)間,或如果不再開會討論,明確問題的解決辦法。

    3、 會后跟進(jìn):會議開完了,形成決議,并不意味著會議就結(jié)束了。會議形成的決議最終要執(zhí)行下去,落實(shí)到位,會議的效果才能真正顯現(xiàn)出來。所以管理對會議形成決 議的執(zhí)行情況、執(zhí)行成績,以及存在問題也要及時(shí)進(jìn)行了解,并根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整,會后的跟進(jìn)才是保證會議效果的根本和重中之重。

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