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辦公室智慧:怎么樣才能開好工作會議?

發(fā)布:2010-4-8 10:50:52  來源: 8020人才網(wǎng) [字體: ]

    三、會議大忌

    1、 冗長無果:筆者遇到過這樣的一位主管,每次開會,都幾乎是冗長無比,且每次都沒有明確結(jié)果。本來一個(gè)小時(shí)的事情,在他的會上,說著說著,就說成了別的事 情,而且是七口八舌,議論紛紛,他自己也說得不亦樂乎,結(jié)果時(shí)間一分一分的過去了,要下班了,才發(fā)現(xiàn)會議問題還沒有討論完,只有延長會議,可這個(gè)時(shí)候,員 工不干!加班又沒有加班費(fèi),家里還有一大攤事情,要不就是有自己的私事,他還在不停的講,下邊卻在不停的看表,焦急萬分,問問題,沒有表態(tài),他說一個(gè)什 么,下面都是OK,無一票否決全票通過,最后的結(jié)果呢?是可想而知的了。所以領(lǐng)導(dǎo)者一定要注意會議時(shí)間,既要放得開,也要拿得住。

    2、 老生常談:會議多了,就要增強(qiáng)會議的新鮮性,避免老生常談,沒有新鮮。當(dāng)然,如果每次會議,都是談?wù)撏粋(gè)問題,那么,這個(gè)領(lǐng)導(dǎo)肯定也是存在問題的,一個(gè) 問題怎么可以多次談?wù)摱吹玫浇鉀Q呢?同一個(gè)問題,出現(xiàn)一次二次可以原諒,三次四次,甚至不斷說,不斷重復(fù)發(fā)生,就不正常了。

開會是一門技術(shù),有的人開了幾十年會都還不懂得開會,常常是“瞎”開,“亂”開,既“害人”,又“害己”。

    四、羅伯特議事規(guī)則

    另外可以參考一下《羅伯特議事規(guī)則》,這是一本曾經(jīng)被孫中山推崇的小書。

    這里摘錄一些我們耳熟能詳?shù)囊恍┰瓌t,其中包括:(1)平衡原則,即保護(hù)意見多數(shù)者的權(quán)利也保護(hù)意見占據(jù)少數(shù)者的權(quán)利,甚至沒有出席會議的人的權(quán)利也得到保 護(hù),從而最終保護(hù)所有這些人組成的整體的權(quán)利;(2)對領(lǐng)袖的制約,集體在交出自己一部分權(quán)利給領(lǐng)袖的同時(shí),必須保留一部分權(quán)利,確保自己在根本上能夠直 接控制集體自身的事務(wù)而不被領(lǐng)袖所控制;(3)多數(shù)原則;(4)辯論原則,每個(gè)人都有權(quán)利通過辯論說服其他人接受自己的意志,直到這個(gè)意志變成總體的意志 等。這些原則在我看來,饒有趣味,因?yàn)槿f事皆有內(nèi)在的原理,我們現(xiàn)在所學(xué)的法律,特別是程序方面的原則,很多與之如出一轍。

    具體的規(guī)則摘錄如下,有興趣的人不妨一看。

    同時(shí)只能有一個(gè)議題:一旦一個(gè)提議被提出來以后,它就是當(dāng)前唯一可以討論的議題,必須先把它解決了,或者經(jīng)表決同意把它先擱置了,然后才能提下一個(gè)提議。

    意見相左的雙方應(yīng)輪流得到發(fā)言權(quán):辯論的時(shí)候有人請求發(fā)言,主席應(yīng)該先問他持的是哪一方的觀點(diǎn),如果其觀點(diǎn)與上一位發(fā)言人相反,那么他有優(yōu)先權(quán)(比如有若干人同時(shí)要求發(fā)言)。

    主席必須請反方表決:必須進(jìn)行正、反兩方分別的表決,缺一不可。不可以正方表決后,發(fā)現(xiàn)已經(jīng)達(dá)到表決額度的要求,就認(rèn)為沒有必要再請反對方表決。

    反對人身攻擊:必須制止脫離議題本身的人身攻擊。禁止辱罵或譏諷的語言。

    辯論必須圍繞當(dāng)前待決議題:如果發(fā)言人的言論顯得與議題無關(guān),而且其他與會成員已表現(xiàn)出了對此的反感(如噓聲),發(fā)言人的發(fā)言應(yīng)該得到制止。

    拆分議題:如果一個(gè)待決議題可以被分成若干小的議題,而且與會成員傾向于就其中小的問題分別討論,可以提議將議題拆分。例如,將一個(gè)選舉兩個(gè)騎士的議題拆分成兩個(gè)議題分別表決。

    改變一個(gè)既成決議比通過一個(gè)新決議需要更大的努力。這是為了避免由于類似出席人數(shù)的變化這樣的因素所可能導(dǎo)致的組織決策的不穩(wěn)定。

    在一屆會議期間,一旦會議對某一議題做出了決定,同一個(gè)議題,或者本質(zhì)上的同一個(gè)議題,不能再次討論,除非發(fā)生了特殊情況。

    如果對某個(gè)議題做了暫時(shí)性的處理(disposed of),并沒有形成最終決定,那么不可以引入任何一旦通過就會干擾到會議再對原議題討論時(shí)的立場的提議,無論新提議對原提議有正面還是負(fù)面的影響。

    離開了規(guī)則,每個(gè)人都自由行事,結(jié)果就是每個(gè)人都得不到真正的自由。 ——亨利?羅伯特在一個(gè)人民做主的國家里,很少有一門知識能像議事規(guī)則這樣,只需稍加學(xué)習(xí)即可如此顯著地提高效率。 ——亨利?羅伯特

 

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