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必須教會(huì)部下的七個(gè)干活工具

發(fā)布:2014-8-22 10:59:28  來(lái)源: 中人網(wǎng) [字體: ]

    每一項(xiàng)工作,都是一個(gè)pdca循環(huán),都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果,并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn),同時(shí)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán),只有在日積月累的漸進(jìn)改善中,才可能會(huì)有質(zhì)的飛躍。

    一、SWOT分析法:

    Strengths:優(yōu)勢(shì)

    Weaknesses:劣勢(shì)

    Opportunities:機(jī)會(huì)

    Threats:威脅

    意義:幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì),把握環(huán)境提供的機(jī)會(huì),防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅,對(duì)我們的成功有非常重要的意義。

    二、PDCA循環(huán)規(guī)則

    Plan:制定目標(biāo)與計(jì)劃;

    Do:任務(wù)展開(kāi),組織實(shí)施;

    Check:對(duì)過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)和最終結(jié)果進(jìn)行檢查;

    Action:糾正偏差,對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,并確定新的目標(biāo),制定下一輪計(jì)劃。

    意義:每一項(xiàng)工作,都是一個(gè)pdca循環(huán),都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果,并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn),同時(shí)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán),只有在日積月累的漸進(jìn)改善中,才可能會(huì)有質(zhì)的飛躍,才可能取得完善每一項(xiàng)工作,完善自己的人生。

    三、6W2H法

    What:工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo);

    Why:做這項(xiàng)工作的原因;

    Who:參加這項(xiàng)工作的具體人員,以及負(fù)責(zé)人;

    When:在什么時(shí)間、什么時(shí)間段進(jìn)行工作;

    Where:工作發(fā)生的地點(diǎn);

    Which:哪一種方法或途徑;

    How:用什么方法進(jìn)行;

    Howmuch:需要多少成本?

    意義:做任何工作都應(yīng)該從6W2H來(lái)思考,這有助于我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的匯報(bào)也應(yīng)該用6W2H,能節(jié)約寫報(bào)告及看報(bào)告的時(shí)間。

    四、SMART原則

    Specific具體的;

    Measurable可測(cè)量的;

    Attainable可達(dá)到的;

    Relevant相關(guān)的;

    Timebased時(shí)間的;

    意義:人們?cè)谥贫üぷ髂繕?biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時(shí),考慮一下目標(biāo)與計(jì)劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計(jì)劃才是具有良好可實(shí)施性的,也才能指導(dǎo)保證計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。

    特別注明:

    有的又如此解釋此原則:

    ——S代表具體(Specific),指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo),不能籠統(tǒng);

    ——M代表可度量(Measurable),指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的,驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的;

    ——A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable),指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn),避免設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo);

    ——R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic),指績(jī)效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的,可以證明和觀察;

    ——T代表有時(shí)限(timebound),注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限。

    五、時(shí)間管理-重要與緊急

    A、重要且緊急

    緊急狀況

    迫切的問(wèn)題

    限期完成的工作

    你不做其他人也不能做

    B、重要不緊急

    準(zhǔn)備工作

    預(yù)防措施

    價(jià)值觀的澄清

    計(jì)劃

    人際關(guān)系的建立

    真正的再創(chuàng)造

    增進(jìn)自己的能力

    C、緊急不重要

    造成干擾的事、電話、

    信件、報(bào)告

    會(huì)議

    許多迫在眉捷的急事

    符合別人期望的事

    D、不重要不緊急

    忙碌瑣碎的事

    廣告函件

    電話

    逃避性活動(dòng)

    等待時(shí)間

    優(yōu)先順序=重要性*緊迫性

    在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí),應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序,要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。

    對(duì)工作要有前瞻能力,防患于未然,如果總是在忙于救火,那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動(dòng)之中。

    六、任務(wù)分解法[WBS]

    即WorkBreakdownStructure,如何進(jìn)行WBS分解:目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)

    WBS分解的原則:

    將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解,最底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成;每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。

    WBS分解的方法:

    至上而下與至下而上的充分溝通;

    一對(duì)一個(gè)別交流;

    小組討論。

    WBS分解的標(biāo)準(zhǔn):

    分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰;

    邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng);

    集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn);

    所有活動(dòng)全部定義清楚。

    意義:學(xué)會(huì)分解任務(wù),只有將任務(wù)分解得足夠細(xì),您才能心里有數(shù),您才能有條不紊地工作,您才能統(tǒng)籌安排您的時(shí)間表。

    七、二八法則

    帕累托定律:“總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。

    舉例說(shuō)明:

    80%的銷售額是源自20%的顧客;

    80%的電話是來(lái)自20%的朋友;

    80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品;

    80%的財(cái)富集中在20%的人手中;

    這啟示我們?cè)诠ぷ髦幸朴谧ブ饕,善于從紛繁?fù)雜的工作中理出頭緒,把資源用在最重要、最緊迫的事情上。

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